Czym jest Mailbox Monitor?
Mailbox Monitor to narzędzie, które automatyzuje obsługę faktur przychodzących na e-mail. Łączy skrzynkę pocztową z systemem Kofax i Twoimi procesami biznesowymi, dzięki czemu wszystko dzieje się automatycznie – bez ręcznego przepisywania danych.
Dzięki temu ograniczasz papier, oszczędzasz czas i zmniejszasz liczbę błędów. System sam zajmuje się rejestracją, przetwarzaniem i archiwizacją dokumentów.
Efekt? Szybsza praca, mniej stresu i więcej czasu na to, co naprawdę ważne w biznesie.
Jak działa Mailbox Monitor?
Mailbox Monitor działa w tle i na bieżąco sprawdza firmową skrzynkę e-mail. Gdy pojawi się faktura – system automatycznie uruchamia odpowiedni proces.
Co dokładnie robi?
- Sprawdza skrzynkę e-mail: monitoruje ją cały czas, bez potrzeby Twojej ingerencji.
- Dba o bezpieczeństwo: przetwarza tylko wiadomości z zaufanych źródeł.
- Automatycznie tworzy procesy: każda faktura trafia do systemu i rozpoczyna się jej obsługa.
Jak wygląda to krok po kroku?
- 1. Otrzymujesz e-mail z fakturą
- 2. System tworzy proces automatycznie
- 3. Kofax odczytuje dane z faktury (np. NIP, kwoty, daty)
- 4. Dane są dopasowywane do odpowiedniego szablonu
W praktyce oznacza to mniej ręcznej pracy, większe bezpieczeństwo i niemal całkowite wyeliminowanie błędów.
Obsługa faktur w praktyce
Mailbox Monitor przejmuje całą pracę związaną z wprowadzaniem danych z faktur. System sam odczytuje wszystkie potrzebne informacje i uzupełnia je w systemie.
Co zyskujesz?
- Automatyczne uzupełnianie danych: koniec z ręcznym przepisywaniem.
- Łatwa weryfikacja: możesz szybko porównać dane z oryginalną fakturą.
- Większe bezpieczeństwo: system sprawdza poprawność rachunku bankowego przed płatnością.
- Obsługa faktur zagranicznych: działa zarówno dla polskich, jak i międzynarodowych dokumentów.
Dzięki temu oszczędzasz czas, unikasz błędów i masz pewność, że wszystko działa poprawnie. Obsługa faktur staje się szybka, prosta i bezpieczna.
