ما هو Mailbox Monitor؟
Mailbox Monitor هو أداة تقوم بأتمتة معالجة الفواتير المستلمة عبر البريد الإلكتروني. يقوم بربط صندوق البريد الخاص بك مع نظام Kofax وعملياتك التجارية، بحيث تتم كل العمليات تلقائيًا دون الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.
يساعد ذلك على تقليل استخدام الورق، وتوفير الوقت، وتقليل الأخطاء. يتولى النظام تسجيل المستندات ومعالجتها وأرشفتها بشكل تلقائي.
النتيجة؟ عمل أسرع، ضغط أقل، ووقت أكبر للتركيز على ما هو مهم في عملك.
كيف يعمل Mailbox Monitor؟
يعمل Mailbox Monitor في الخلفية ويقوم بمراقبة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بشركتك بشكل مستمر. عند وصول فاتورة، يقوم النظام تلقائيًا بتشغيل العملية المناسبة.
ماذا يفعل بالتحديد؟
- مراقبة البريد الإلكتروني: بشكل مستمر دون تدخل منك.
- ضمان الأمان: يعالج فقط الرسائل من مصادر موثوقة.
- إنشاء العمليات تلقائيًا: كل فاتورة تدخل النظام وتبدأ معالجتها.
كيف تتم العملية خطوة بخطوة؟
- 1. استلام بريد إلكتروني يحتوي على فاتورة
- 2. يقوم النظام بإنشاء عملية تلقائيًا
- 3. يقوم Kofax باستخراج البيانات من الفاتورة (مثل الرقم الضريبي، المبالغ، التواريخ)
- 4. يتم مطابقة البيانات مع القالب المناسب
عمليًا، هذا يعني تقليل العمل اليدوي، زيادة الأمان، وتقليل الأخطاء إلى الحد الأدنى.
معالجة الفواتير عمليًا
يتولى Mailbox Monitor عملية إدخال بيانات الفواتير بالكامل. يقوم النظام تلقائيًا باستخراج جميع المعلومات الضرورية وملئها داخل نظامك.
ماذا تستفيد؟
- إدخال بيانات تلقائي: لا حاجة للكتابة اليدوية بعد الآن.
- سهولة التحقق: مقارنة سريعة بين البيانات والفاتورة الأصلية.
- أمان أكبر: يتحقق النظام من تفاصيل الحساب البنكي قبل الدفع.
- دعم الفواتير الدولية: يعمل مع الفواتير المحلية والدولية.
هذا يوفر الوقت، يقلل الأخطاء، ويضمن سير العمل بشكل صحيح. تصبح معالجة الفواتير سريعة وبسيطة وآمنة.
